مسك دفاتر مجزأ بين الفروع
كانت الرياض والدمام وبريدة وعنيزة تحتفظ كل منها بسجلات مبيعات ومشتريات مستقلة، ما لم يترك للإدارة رؤية واحدة وفي الوقت الفعلي للوضع المالي العام للشركة.
من دفاتر محاسبة منفصلة لكل فرع إلى نظام مالي واحد في الوقت الفعلي
كيف وحدت شركة الفهد للسفر والسياحة عمليات المبيعات والمشتريات والمخزون والأصول الثابتة عبر أربعة فروع باستخدام ERPNext، بتنفيذ من شركة Data Value Solutions
تخدم الفهد للسفر والسياحة المسافرين السعوديين منذ عام 1978، ما يجعلها من أعرق الأسماء في القطاع بالمملكة ووكالة معتمدة مبكرًا من IATA. وتعمل تحت مظلة شركة طوق القابضة، وتدير أربعة فروع — الرياض، الدمام، بريدة، وعنيزة — تقدم خدمات إصدار التذاكر، وحجوزات الفنادق، وباقات الرحلات الجماعية والعائلية، وخدمات السفر للأفراد والشركات.
حصلت الشركة على جائزة World Travel Award كأحد أبرز مشغلي السفر والسياحة في المملكة العربية السعودية، وهي علامة على مستوى الخدمة الذي بنته على مدى ما يقارب خمسة عقود.
كانت الرياض والدمام وبريدة وعنيزة تحتفظ كل منها بسجلات مبيعات ومشتريات مستقلة، ما لم يترك للإدارة رؤية واحدة وفي الوقت الفعلي للوضع المالي العام للشركة.
كانت الرياض والدمام وبريدة وعنيزة تحتفظ كل منها بسجلات مبيعات ومشتريات مستقلة، ما لم يترك للإدارة رؤية واحدة وفي الوقت الفعلي للوضع المالي العام للشركة.
كانت فواتير التذاكر والفنادق والباقات تُسجَّل خارج نظام الحسابات، ما يضطر فريق المالية لإعادة إدخال الأرقام ومطابقتها يدويًا قبل كل إقفال شهري.
كانت فواتير شركات الطيران والفنادق ومورّدي الرحلات تمر بخطوات اعتماد غير رسمية، ما ترك رؤية محدودة على الالتزامات قبل صرف المدفوعات.
كانت المركبات والمعدات المكتبية وتجهيزات الفروع تُسجَّل في سجلات ورقية بدلًا من نظام، ما جعل حساب الإهلاك بطيئًا وتحضير التدقيق يستهلك جهدًا كبيرًا.
كانت المخزونات مثل مستندات السفر والقسائم والمنتجات الدعائية تُتابع بطريقة مختلفة من فرع لآخر، ما خلق فجوات بين الجرد الفعلي والأرصدة المسجلة.
كان إنتاج صورة مالية واحدة لكل الشركة يتطلب دمج بيانات المبيعات والمشتريات والأصول والمخزون يدويًا من كل فرع قبل كل مراجعة إدارية.
نفّذت Data Value Solutions نظام ERPNext عبر فروع الفهد الأربعة، وهيّأت خمس وحدات أساسية وفق الطريقة الفعلية لعمل وكالة سفر متعددة الفروع.
توحّد وحدة الحسابات المركزية الآن دفتر أستاذ كل فرع، بحيث تُرحَّل معاملات الرياض إلى عنيزة في هيكل مالي واحد متسق.
تسجل وحدة المبيعات كل فاتورة تذكرة أو باقة أو خدمة عند لحظة البيع، وتُرحَّل تلقائيًا إلى حساب العميل الصحيح ودفتر أستاذ الفرع.
توجّه وحدة المشتريات فواتير الموردين من شركات الطيران والفنادق ومشغلي الرحلات عبر تسلسل اعتماد محدد قبل صرف أي دفعة.
تحتفظ وحدة الأصول الثابتة بسجل أصول قائم على النظام مع جداول إهلاك تلقائية، لتحل محل الحسابات اليدوية السابقة.
تتابع وحدة المخزون مستندات وقسائم ومنتجات كل فرع ومستودع، بما يحافظ على تطابق الأرصدة الفعلية والمسجلة.
يمكن للإدارة الآن توليد رؤية مالية مجمّعة عبر المبيعات والمشتريات والأصول والمخزون لأي فرع، أو للشركة ككل، في أي وقت.
المحاسبة، المبيعات، المشتريات، المخزون، والأصول الثابتة.
يربط ERPNext مبيعات الفروع، ومشتريات الموردين، والأصول الثابتة، والمخزون في بيئة عمل واحدة متكاملة.
تعمل عمليات التذاكر والمشتريات والأصول والمخزون في كل فرع من خلال منصة واحدة متصلة.
مع تفعيل المبيعات والحسابات والمشتريات والمخزون والأصول الثابتة في كل فرع، أصبح الأثر واضحًا بالفعل في سرعة إقفال الدفاتر ومدى الثقة في تتبع الأصول والمخزون. الأرقام أدناه تقارن العمليات قبل التطبيق واليوم.
انخفض وقت إقفال نهاية الشهر عبر الفروع الأربعة من نحو 10 أيام إلى 3 أيام، بعد دمج معاملات كل فرع في دفتر أستاذ واحد.
انخفضت أخطاء التسوية بنحو 80%، بعد ترحيل فواتير المبيعات مباشرة إلى نظام الحسابات.
100% من معاملات الفروع تُرحَّل الآن إلى دفتر أستاذ موحّد واحد، ما يمنح الإدارة رؤية واحدة وفي الوقت الفعلي لأداء الشركة.
انخفض وقت تجهيز تدقيق الأصول الثابتة بنحو 60%، مع احتساب الإهلاك الآن تلقائيًا من سجل قائم على النظام.
تقلصت دورة اعتماد المشتريات من نحو 7 أيام إلى يومين، بعد توجيه فواتير الموردين عبر تسلسل اعتماد محدد.
